• Ekspotir telah mendapatkan Sertifikat Legalitas Hasil Hutan (S-Legalitas) yang diterbitkan oleh LPVI TRIC
• Organisasi/Eksportir mengisi Form Pengajuan Pendaftaran Jasa Penerbitan Dokumen V-Legal dan dilengkapi dengan dokumen sebagai berikut :

1. Surat penunjukan petugas penanggung jawab PPDVL bermaterai
2. Spesimen tanda tangan petugas penanggung jawab PPDVL dan spesimen stemple unit manajemen
3. Copy S-Legalitas (bila S-Legalitas diterbitkan oleh LPVI selain TRIC)*
4. Kontrak Sub Lisensi Penggunaan Tanda SVLK
5. Copy dokumen Mutasi Kayu 3 bulan terakhir

• TRIC menyusun Kontrak Kerja Jasa Penerbitan Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT dengan Organisasi/Eksportir dan menyampaikan Syarat dan Kondisi V-Legal
• TRIC mendaftarkan username serta password untuk diberikan kepada Petugas Penanggungjawab PPDVL yang ditunjuk oleh Organisasi/Eksportir pada aplikasi e-TRIC
• Petugas Organisasi/Eksportir yang terdaftar menggunakan username serta password untuk pengajuan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT (PPDVL) melalui e-TRIC secara online.
• Jika terjadi perubahan petugas, maka Organisasi/Eksportir wajib melaporkan kepada TRIC dengan menyampaikan kembali Pengajuan Pendaftaran Jasa Penerbitan Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT

• Organisasi/Eksportir mengisi Form PPDVL yang telah tersedia pada aplikasi e-TRIC
• Organisasi/Eksportir mengunggah dokumen pendukung permohonan sebagai berikut:

1. Softcopy invoice produk yang akan diekspor*
2. Softcopy packing list produk yang akan diekspor*
3. Foto produk yang akan diekspor dan memuat informasi koordinat lokasi stuffing
4. Izin Cites untuk perdangan luar negeri untuk produk dari kayu yang dibatasi perdagangannya.

*sekurang-kurangnya satu diantara nomor 1 atau 2, memuat informasi mengenagi HS code barang yang diekspor.

• Petugas V-legal TRIC melakukan verifikasi terhadap data PPDVL yang mohonkan
• Segala ketidaksesuaian data yang diinput di e-TRIC dengan dokumen yang telah di-upload akan dikembalikan kepada Organisasi untuk diperbaiki
• Apabila data dan dokumen telah lengkap serta sesuai, maka Petugas V-legal TRIC akan memproses PPDVL yang dimohonkan

• Organisasi/Eksportir merekam data awal untuk periode tiga bulan terakhir ke e-TRIC berupa

1. Rekapitulasi pasokan bahan baku sesuai dengan dokumen angkutan hasil hutan yang sah yang diterima oleh organisasi dilengkapi dengan informasi legalitas bahan baku (S-PHL/S-Legalitas/DHH secara mandiri). Khusus untuk bahan baku impor Organisasi/Eksportir melengkapi dokumen uji tuntas, deklarasi impor, rekomendasi impor dan persetujuan impor.
2. Rekapitulasi pengiriman kayu atau produk kayu dalam negeri atau ekspor sesuai dengan dokumen angkutan hasil hutan yang sah yang telah diterbitkan oleh Organisasi/Eksportir
3. Laporan Mutasi Kayu Bulat dan/atau Laporan Mutasi Hasil Hutan Olahan Kayu atau Laporan Mutasi Produk, atau laporan persediaan

• Petugas V-legal TRIC menerima dan memeriksa kelengkapan serta kesesuaian dokumen, jika terdapat ketidaksesuaian data yang direkam dengan dokumen yang diserahkan maka akan dilakukan konfirmasi kepada Organisasi/Eksportir
• Organisasi/Eksportir merekam update data mutasi kayu secara rutin ke e-TRIC. Data mutasi kayu yang direkam meliputi :

1. Rekapitulasi pasokan bahan baku sesuai dengan dokumen angkutan hasil hutan yang sah yang diterima oleh Organisasi/Eksportir dilengkapi dengan informasi legalitas bahan baku (S-PHL/S-Legalitas/DHH secara mandiri). Khusus untuk bahan baku impor organisasi melengkapi dokumen Uji tuntas, deklarasi impor, rekomendasi impor dan persetujuan impor.
2. Laporan Mutasi Kayu Bulat dan/atau Laporan Mutasi Hasil Hutan Olahan Kayu atau Laporan Mutasi Produk, atau laporan persediaan
3. Dokumen pengiriman kayu atau produk kayu, baik dalam negeri maupun ekspor yang telah diterbitkan

• Petugas V-legal TRIC meminta copy/scan dokumen pasokan bahan baku yang telah direkam oleh Organisasi/Eksportir untuk dilakukan kesesuaian validasi dengan data mutasi kayu yang telah direkam oleh Organisasi/ Eksportir
• Petugas V-legal TRIC menyetujui pasokan bahan baku yang telah direkam Organisasi/Eksportir pada e-TRIC apabila validasi sesuai
• Apabila validasi tidak sesuai, petugas V-Legal TRIC akan meminta seluruh dokumen pasokan bahan baku yang direkam oleh Organisasi/Eksportir sebagai bahan perbaikan untuk data yang telah direkam pada e-TRIC
• Organisasi/Eksportir menyerahkan scan atau salinan PEB serta dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT lembar keempat dan keenam maksimal 30 (tiga puluh) hari kalender sejak dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT diterbitkan
• Petugas V-legal TRIC memastikan Organisasi/Eksportir menyerahkan scan atau salinan PEB selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya Dokumen V- Legal/ Lisensi FLEGT.
• Dalam hal dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT tidak dapat dipastikan penggunaannya dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya karena tidak dikirimkan salinan PEB kepada TRIC , maka pelayanan penerbitan dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT selanjutnya ditunda sampai dengan Organisasi/Eksportir menyampaikan laporan PEB yang diminta
• Organisasi/Eksportir menyampaikan atau mengunggah melalui e-TRIC dokumen-dokumen sebagai berikut paling lambat tanggal 10 setiap bulannya :

1. Rekapitulasi dokumen pasokan bahan baku yang memuat informasi mengenai jenis produk kayu dengan disertai kayu/spesies. Khusus untuk bahan baku impor organisasi melengkapi rekapitulasi dokumen uji tuntas, deklarasi impor, rekomendasi impor dan persetujuan impor.
2. Laporan Mutasi Kayu Bulat (LMKB) dan Laporan Mutasi Hasil Hutan Olahan Kayu (LMHHOK), atau Laporan Mutasi Produk, atau laporan persediaan
3. Rekapitulasi laporan PEB (minimal berisi informasi nomor PEB, tanggal PEB, nomor V-Legal, Negara Tujuan, deskripsi barang, dan volume/berat/jumlah unit barang)

• Petugas TRIC melakukan verifikasi kesesuaian data LMK, dokumen rekapitulasi penerimaan bahan baku, dokumen angkutan hasil hutan yang sah, dokumen PEB, rekapitulasi PEB, dokumen V-Legal dan data yang telah direkam pada e- TRIC
• Petugas TRIC memberikan konfirmasi kepada Organisasi/Eksportir jika terdapat ketidaksesuaian data yang direkam dengan dokumen yang diserahkan setiap bulannya
• Petugas V-legal TRIC melaporkan Rekapitulasi Laporan PEB dan dokumen V-Legal lembar ke-6 yang sudah disampaikan Organisasi/Eksportir setiap Hari Senin kepada LIU (Lisence Information Unit)

• PPDVL yang telah disetujui oleh Petugas V-Legal TRIC dengan terlebih dahulu dicek kesesuaian dengan dokumen pendukung serta kesesuaian produk dengan izin produksi akan diproses dengan menggunakan e-TRIC .
• Penanggung jawab V-Legal TRIC memberikan rekomendasi penerbitan dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT berdasarkan kuota produk yang telah diverifikasi, yang diajukan dengan persediaan bahan baku, rendemen, dan persediaan produk yang dimiliki oleh Organisasi/ Eksportir serta kesesuaian produk dengan izin produksi dengan memberikan persetujuan PPDVL.
• Jika kuota produk yang diajukan oleh Organisasi/ Eksportir sesuai dengan hasil analisa persediaan bahan baku, rendemen, dan persediaan produk yang dimiliki, dan seluruh bahan baku berasal dari sumber yang sudah ber S-PHL/S-Legalitas/DHH secara mandiri, maka dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT dapat diterbitkan.
• Petugas V-legal TRIC menerbitkan Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan dipenuhi persyaratan secara lengkap.
• Apabila diperlukan verifikasi lapangan untuk Organisasi/ Eksportir pemegang S-Legalitas maka TRIC menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah selesai pelaksanaan verifikasi lapangan apabila memenuhi.
• Jika kuota produk yang diajukan oleh Organisasi/ Eksportir tidak sesuai dengan hasil analisa persediaan bahan baku, rendemen, dan persediaan produk yang dimiliki, maka Penanggung Jawab V-Legal TRIC melakukan konfirmasi kepada Organisasi/ Eksportir untuk mendapatkan penjelasan. Apabila diperlukan dapat dilakukan verifikasi lapangan.
• Apabila setelah mendapatkan penjelasan kuota produk dan hasil verifikasi lapangan tetap tidak sesuai, maka penanggung jawab V-Legal TRIC membuat Laporan Ketidaksesuaian yang disampaikan kepada Organisasi/ Eksportir dan Direktur Jenderal Pengelolaan Hutan Lestari (PHL) melalui LIU selambat-lambatnya 24 jam setelah Laporan Ketidaksesuaian diterbitkan.
• Apabila selain alasan kuota produk, terdapat alasan lain yang menyatakan verifikasi penerbitan Dokumen V-legal/ Lisensi FLEGT dinyatakan “TIDAK MEMENUHI” selama 3 (tiga) hari kerja sejak permohonan penerbitan dokumen V-Legal, Penanggung jawab V-Legal membuat Laporan Ketidaksesuaian disampaikan kepada Organisasi dan Direktur Jenderal Pengelolaan Hutan Lestari (PHL) melalui LIU selambat-lambatnya 24 jam setelah Laporan Ketidaksesuaian diterbitkan.
• Petugas V-legal TRIC menerbitkan dokumen V-Legal yang telah disetujui Penanggung Jawab V-Legal.
• Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT dan Lampiran Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT (jika terdapat lampiran dokumen V- Legal/ Lisensi FLEGT) yang telah dicetak kemudian disahkan oleh Penanggung Jawab V-Legal.
• Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT dan Lampiran Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT yang dicetak dengan pengesahan secara digital sign wajib dicetak menggunakan tinta berwarna.
• Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT yang sudah dicetak dipisahkan sebagai berikut :

1. Lembar ke-1 untuk competent authority
2. Lembar ke-2 untuk custom on destination
3. Lembar ke-3 untuk importer
4. Lembar ke-4 untuk LPVI (TRIC)
5. Lembar ke-5 untuk eksportir
6. Lembar ke-6 untuk LIU
7. Lembar ke-7 untuk pabean Indonesia

• Petugas V-legal TRIC menyampaikan pemberitahuan kepada Organisasi/ Eksportir melalui e-TRIC dan/atau email Organisasi/ Eksportir setelah dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT selesai diterbitkan dan disahkan

• Organisasi/ Eksportir mengajukan permohonan pembatalan dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT dengan mengisi Form Permohonan Pembatalan Dokumen V-Legal beserta lampiran Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT serta bukti gagal ekspor
• Petugas V-Legal TRIC menerima permohonan pembatalan Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT beserta lampirannya
• Penanggung jawab V-Legal TRIC memverifikasi alasan permohonan pembatalan dokumen V- Legal/ Lisensi FLEGT dan memberikan rekomendasi untuk pembatalan dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT kepada Petugas V-legal TRIC
• Petugas V-legal TRIC membatalkan dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT sesuai dengan hasil rekomendasi dari Penanggung jawab V-Legal TRIC pada e-TRIC
• Apabila permohonan pembatalan dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT tidak direkomendasikan, maka Petugas V-legal TRIC tidak membatalkan dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT
• Petugas V-legal TRIC menyampaikan pemberitahuan kepada Organisasi/ Eksportir melalui e-TRIC bahwa dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT sudah selesai dibatalkan.

• Penerbitan Dokumen V-Legal secara manual dikarenakan Sistem Informasi Legalitas LIU tidak berfungsi karena keadaan kahar (force majeur)
• TRIC dapat menerbitkan Dokumen V-Legal secara manual apabila Sistem Informasi Legalitas Kayu tidak berfungsi karena keadaan kahar (force majeur)
• Keadaan kahar (force majeur) sebagaimana dimaksud pada poin 5.1.1 dapat berupa :

a. Dalam Negeri

1. Bencana alam (banjir, gempa bumi, longsor, bencana lain yang terjadi secara alami) dan/atau
2. Kebakaran, pemadaman listrik, pencurian peralatan

b. Luar Negeri
Segala hal yang yang dapat membuktikan kebenaran keadaan kahar yang menyebabkan masala berlaku dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT kadaluarsa, perubahan importir, negara tujuan dan Pelabuhan bongkar, dan penggantian dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT

• Keadaan kahar berupa bencana alam seperti yang dimaksud pada poin 5.1.2 butir (a.1) dinyatakan oleh Pejabat Berwenang, sedangkan kebakaran dan kerusakan seperti yang disebutkan pada poin 5.1.2 butir (a.2) melalui surat edaran Direktur Bina Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan dan disampaikan kepada Lembaga Penilai dan Verifikasi Independen (TRIC), INATRADE, INSW, dan Competent Authority atau pejabat yang berwenang di negara tujuan..
• Dalam hal keadaan kahar terjadi di dalam negeri maupun di negara tujuan ekspor, maka TRIC dapat menerbitkan statement letter setelah terlebih dahulu melakukan verifikasi dan berkoordinasi dengan LIU (Lisence Unit Information) untuk menetapkan perpanjangan/ penggantian/ amandemen Dokumen V-legal/Lisensi FLEGT.
• Apabila hasil verifikasi tidak dapat membuktikan kebenaran alasan keadaan kahar, maka TRIC tidak dapat memperpanjang/ mengganti/ mengamandemen Dokumen V-legal/ Lisensi FLEGT
• Ketentuan Penerbitan Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT secara manual mengikuti ketentuan penerbitan Dokumen V-Legal/ Lisensi FLEGT yang ditetapkan oleh LIU setelah berkoordinasi dengan instansi terkait

1. Sumber pendanaan atau biaya yang didapat oleh TRIC berasal dari kegiatan usaha yang dijalankan, salah satunya adalah berasal dari penjualan jasa Sertifikasi, Inspeksi, dan Pelatihan kepada pelanggan.
2. Pelanggan harus membayar kepada TRIC semua biaya yang terhutang berkenaan dengan Jasa Sertifikasi, Inspeksi, dan Pelatihan yang telah diberikan oleh TRIC kepada Pelanggan.
3. Biaya yang terhutang sesuai poin 2 adalah yang ditetapkan dalam daftar harga Sertifikasi, Inspeksi, dan Pelatihan yang diterbitkan oleh TRIC dari waktu ke waktu dan/atau sebagaimana yang disetujui oleh TRIC dan Pelanggan.
4. TRIC akan, dari waktu ke waktu, menyampaikan tagihan untuk pelaksanaan Jasa Sertifikasi, Inspeksi, dan Pelatihan tersebut dan Pelanggan harus membayar jumlah yang ditagihkan kepada TRIC dalam mata uang yang telah ditentukan sesuai dengan kesepakatan. TRIC tidak berkewajiban untuk mengembalikan biaya yang dibayarkan oleh Pelanggan dalam hal terjadinya penangguhan atau pengakhiran Sertifikasi, Inspeksi, dan Pelatihan oleh TRIC atau Pelanggan.
5. TRIC berhak untuk mengubah Jadwal Biaya pada saat kapan pun atau untuk sebaliknya meninjau ulang harga yang telah disetujui dan/atau untuk mensyaratkan pembayaran biaya di muka dan menyampaikan kepada pelanggan untuk dapat disepakati dalam addendum atau revisi perjanjian.