Setelah menerima keluhan, PT Trifos Internasional Sertifikasi akan mencatat dengan jelas dan rinci keluhan yang diterima, termasuk informasi tentang pelapor, jenis layanan yang diberikan, waktu dan tempat terjadinya keluhan, dan detail lainnya yang relevan.

Setelah merekam keluhan, PT Trifos Internasional Sertifikasi wajib mengevaluasi dan menilai keluhan tersebut untuk menentukan tindakan yang perlu diambil. Hal ini dapat melibatkan pihak terkait dalam perusahaan sertifikasi, seperti departemen teknis, departemen layanan pelanggan, atau manajemen puncak.

Setelah menilai keluhan, PT Trifos Internasional Sertifikasi akan mengambil tindakan yang sesuai untuk menindaklanjuti keluhan tersebut. Tindakan ini dapat berupa investigasi lebih lanjut, tindakan perbaikan atau koreksi, atau tindakan lain yang diperlukan untuk menyelesaikan keluhan.

Setelah menindaklanjuti keluhan, PT Trifos Internasional Sertifikasi wajib memberikan tanggapan yang jelas dan tepat waktu kepada pelanggan, mitra dan pemangku kepentingan. Tanggapan ini harus menjelaskan tindakan yang telah diambil untuk menyelesaikan keluhan dan memberikan penjelasan yang memuaskan kepada klien.