Formulir Online
Prosedur Umum
Keluhan
PT Trifos Internasional Sertifikasi memiliki saluran komunikasi yang jelas dan mudah diakses untuk menerima keluhan ari klien. Saluran ini dapat berupa email, telepon, atau formulir keluhan online.
Setelah menerima keluhan, PT Trifos Internasional Sertifikasi akan mencatat dengan jelas dan rinci keluhan yang diterima, termasuk informasi tentang pelapor, jenis layanan yang diberikan, waktu dan tempat terjadinya keluhan, dan detail lainnya yang relevan.
Setelah merekam keluhan, PT Trifos Internasional Sertifikasi wajib mengevaluasi dan menilai keluhan tersebut untuk menentukan tindakan yang perlu diambil. Hal ini dapat melibatkan pihak terkait dalam perusahaan sertifikasi, seperti departemen teknis, departemen layanan pelanggan, atau manajemen puncak.
Setelah menilai keluhan, PT Trifos Internasional Sertifikasi akan mengambil tindakan yang sesuai untuk menindaklanjuti keluhan tersebut. Tindakan ini dapat berupa investigasi lebih lanjut, tindakan perbaikan atau koreksi, atau tindakan lain yang diperlukan untuk menyelesaikan keluhan.
Setelah menindaklanjuti keluhan, PT Trifos Internasional Sertifikasi wajib memberikan tanggapan yang jelas dan tepat waktu kepada pelanggan, mitra dan pemangku kepentingan. Tanggapan ini harus menjelaskan tindakan yang telah diambil untuk menyelesaikan keluhan dan memberikan penjelasan yang memuaskan kepada klien.
Setelah memberikan tanggapan, PT Trifos Internasional Sertifikasi wajib meninjau dan memantau keluhan yang diterima untuk memastikan bahwa tindakan yang diambil efektif dan memastikan bahwa keluhan serupa tidak terjadi lagi di masa depan.
Banding
PT Trifos Internasional Sertifikasi memiliki saluran komunikasi yang jelas dan mudah diakses untuk menerima pengajuan banding dari klien atau pihak terkait. Banding dapat diajukan apabila terdapat keberatan terhadap keputusan, hasil evaluasi, hasil audit, rekomendasi, atau keputusan sertifikasi yang diterbitkan oleh PT Trifos Internasional Sertifikasi.
Pengajuan banding dapat disampaikan melalui email, surat resmi, telepon, atau formulir banding online. Setiap banding yang diterima harus memuat informasi yang cukup, termasuk identitas pemohon banding, objek atau keputusan yang diajukan banding, alasan pengajuan banding, serta bukti atau dokumen pendukung yang relevan.
Setelah menerima banding, PT Trifos Internasional Sertifikasi akan mencatat secara jelas dan rinci setiap banding yang diterima. Pencatatan tersebut mencakup informasi mengenai pemohon banding, jenis layanan atau skema sertifikasi yang terkait, keputusan atau hasil penilaian yang diajukan banding, waktu penerimaan banding, alasan banding, serta dokumen atau bukti pendukung lainnya yang relevan.
Rekaman banding disimpan sebagai bagian dari sistem dokumentasi PT Trifos Internasional Sertifikasi untuk memastikan setiap proses banding dapat ditelusuri, dikendalikan, dan ditindaklanjuti secara objektif.
Setelah banding direkam, PT Trifos Internasional Sertifikasi wajib melakukan evaluasi awal terhadap banding yang diajukan untuk memastikan kelengkapan informasi, relevansi objek banding, serta dasar keberatan yang disampaikan oleh pemohon banding.
Penilaian banding dilakukan secara objektif dan tidak memihak. Dalam proses ini, PT Trifos Internasional Sertifikasi dapat melibatkan personel yang kompeten dan independen dari keputusan yang sedang diajukan banding, seperti personel teknis, manajemen, atau pihak lain yang ditunjuk sesuai dengan prosedur internal. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa proses penilaian banding berjalan adil, transparan, dan bebas dari konflik kepentingan.
Berdasarkan hasil evaluasi terhadap banding, PT Trifos Internasional Sertifikasi akan mengambil tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan banding tersebut. Tindakan ini dapat berupa peninjauan ulang terhadap keputusan, pemeriksaan kembali dokumen atau bukti pendukung, klarifikasi kepada pihak terkait, investigasi lebih lanjut, atau pengambilan keputusan baru sesuai dengan hasil penilaian banding.
Keputusan atas banding harus didasarkan pada bukti yang tersedia, ketentuan skema sertifikasi yang berlaku, serta prosedur internal PT Trifos Internasional Sertifikasi. Hasil penyelesaian banding kemudian disampaikan kepada pemohon banding secara jelas dan tepat waktu.
